Dyrektorzy finansowi w każdej chwili i na każdym etapie mają wgląd do wszystkich przyjętych dokumentów, bez względu na miejsce jego wprowadzenia (co ma szczególne znaczenie w przypadku przedsiębiorstw wielooddziałowych) oraz bez względu na miejsce przebywania (co znacznie ułatwi kontrolę w przypadku pracy zdalnej Dyrektora Finansowego).
Elektroniczny obieg dokumentów zakupu w przedsiębiorstwie może przebiegać następująco:
KROK 1
Przyjęcie
Po otrzymaniu dokumentu zakupu – osoba obsługująca przychodzącą korespondencję (sekretariat, kancelaria) zarejestruje podstawowe informacje dokumentu (oraz dołączy jego skan), inicjując jego obieg przez wskazanie osoby odpowiedzialnej za opis lub akceptację zakupu
KROK 2
Opis
Osoba wskazana do opisania dokumentu zostaje powiadomiona poprzez e-mail o liście dokumentów do opisu. Jeśli osoba opisująca nie ma uprawnień do ostatecznego zatwierdzenia dokumentu wskazuje odpowiednią osobę.
Dokument przydzielony do opisu może zostać odrzucony z odpowiednim komentarzem przez osobę opisującą np. ze względu na niewłaściwe przypisanie. Dokument powraca wtedy do osoby rejestrującej.
KROK 3
Akceptacja
Osoba akceptująca zakup (przypisana do dokumentu w obiegu) zostaje powiadomiona poprzez e-mail o liście dokumentów zakupu do jej akceptacji. Akceptujący weryfikuje opis dokumentu jeśli został on wcześniej naniesiony lub zamieszcza własny opis. Akceptacja polega na zmianie statusu dokumentu (na zatwierdzony, gotowy do dekretacji) i ewentualnym opisie.
Jeśli obieg dokumentów zakupu jest zintegrowany z rozwiązaniem dla kontrolingu – akceptujący powinien uzupełnić informacje związane z przypisaniem kosztu do odpowiedniej pozycji budżetu. Akceptujący zatwierdza tym samym koszt związany z jego ośrodkiem odpowiedzialności i wykorzystaniem budżetu.
KROK 4
Księgowanie
Od momentu rejestracji dokumentu w obiegu – jest on widoczny wraz ze swoim aktualnym statusem dla księgowości (co umożliwia monitorowanie akceptacji dokumentów). Księgowy uzyskuje poprzez e-mail listę zatwierdzonych dokumentów, które są gotowe do dekretacji. Po zweryfikowaniu dokumentu pod kątem formalnym i podatkowym i ewentualnym uzupełnieniu informacji - księgowy dokonuje automatycznej dekretacji dokumentu. Jeśli dokument jest niepoprawnie opisany lub zarejestrowany – księgowy może go odrzucić z odpowiednim komentarzem (do osoby akceptującej).
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu wpływa na obniżeniekosztów odsetek od zobowiązań:
poprzez uporządkowanie procesu zakupów i związanych z nim dokumentów przyczynia się do przyspieszenie cyklu akceptacji
poprzez usprawnienie i automatyzację dekretacji dokumentów zakupu
wpływa na zaplanowanie terminowych spłat zobowiązań i uniknięcie odsetek za zaległości w płatnościach.
Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu pozwala na zaplanowanie niezbędnych, do utrzymania płynności finansowej, środków:
możliwość stałego śledzenia zakontraktowanych wydatków firmy wraz z terminami realizacji zobowiązań ma istotny wpływ na zarządzanie cash flow firmy
dokumenty zarejestrowane bez opóźnień pozwolą na planowanie wydatków z uwzględnieniem stanu środków pieniężnych i zaplanowanie terminu i wysokości lokat odsetkowych
Uporządkowanie obiegu dokumentów zakupu wpływa na obniżenie kosztów podatkowych:
nie powinno być opóźnień w rejestracji księgowej dokumentów VAT, na podstawie których wykonywane są odliczenia podatku VAT (data otrzymania dokumentu decyduje o okresie jego odliczenia, późniejsze zaksięgowanie dokumentu może spowodować utracenie prawa do odliczenia VAT lub konieczność wykonywania korekt deklaracji)
Zastosowanie rozwiązania do obiegu dokumentów zakupów pozwala na obniżeniekosztów administracyjnych:
związanych z wyjaśnieniami i poszukiwaniem zagubionych dokumentów wewnątrz firmy (brak informacji gdzie i u kogo znajduje się dokument)
poświęcanych na uzyskanie od dostawcy duplikatu dokumentu w przypadku jego zaginięcia
poprzez zlikwidowanie konieczności kserowania dokumentów zewnętrznych i posługiwania się kopiami podczas akceptacji zakupu
KONTAKT
Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się, w jaki sposób można usprawnić Państwa przedsiębiorstwo, prosimy o kontakt: +48 22 511 81 81;
+48 22 511 81 81; 
