|
PLANOWANIE PRZEDSIĘWZIĘCIA
Ułatwieniem w prowadzeniu projektów jest wsparcie w harmonogramowaniu pracy i przydzielaniu odpowiednich zasobów. Dzięki temu przedsiębiorstwa działające projektowo oszczędzają zasoby i czas tworzenia produktów i realizacji zlecanych usług. Z wykorzystaniem Xpertis możliwe jest właściwe zaplanowanie terminów zadań i uzyskanie harmonogramu, który ma większą szansę na realizację bez opóźnień. Planowanie jest możliwe również na podstawie danych historycznych. Szef projektu może korzystać z wiedzy wypracowanej w przedsiębiorstwie planując terminy i przyporządkowując zasoby. Dzięki temu planowanie jest precyzyjne i oparte na doświadczeniu zrealizowanych projektów. Ułatwieniem dla osoby planującej dany projekt jest graficzna forma prezentacji planów i poszczególnych jego etapów. Z użyciem rozwiązania Xpertis Projekty możliwa jest prezentacja danych dotyczących projektu tj. wymagane zasoby, budżet, kamienie milowe. PLANOWANIE ZASOBÓW
W rozwiązaniu Xpertis Projekty – na postawie informacji o terminie i planowanych potrzebach zadania, podpowiadane są wolne zasoby do jego realizacji. Właściwe zaplanowanie zasobów ludzkich, materiałowych i sprzętowych na początku projektu, pozwala na ich efektywne wykorzystanie. Xpertis Projekty wspomaga także wspólną obsługę żądań dostaw materiałów dla wielu projektów. Uwzględnienie przyszłych projektów pozwala dobrze się przygotować, zapewniając środki konieczne do realizacji zadań. W efekcie optymalizują Państwo koszty materiałów poprzez niższe ceny przy większych dostawach oraz mniejsze koszty transportu. Ustalanie priorytetów poszczególnych projektów pozwoli Państwu na zaplanowanie najlepszych zasobów dla najważniejszych zadań. Dotyczy to m. in. personelu o najwyższych umiejętnościach czy materiałów o najwyższej jakości. Ponadto w rozwiązaniu Xpertis gromadzone są informacje o kategoriach podwykonawców wraz z ocenami i opiniami o współpracy. Dzięki temu Szefowie Projektu dokonują właściwego wyboru firm współpracujących i ustalają dogodne warunki umowy. Wybór terminowych, sprawdzonych dostawców to minimalizacja ryzyka kosztów opóźnień. BUDŻET PROJEKTU
Xpertis w znacznym stopniu wspomaga kontrolę finansową projektów. Dyrektor Finansowy uzyskuje informacje o szacowanym wyniku i planowanych wydatkach. W procesie realizacji projektu rejestrowane są wszystkie prace, zużyte materiały, poniesione koszty pracy itp. Zestawienie wykorzystania zasobów z planowanymi ilościami pozwali ocenić gospodarność zarządzania zasobami oraz poprawić wskaźniki planowania dla następnych projektów. Dostępna jest bieżąca analiza projektu - śledzenie budżetów umożliwia również poznanie przyczyn ewentualnych różnic dla poszczególnych projektów jak i zadań. Szef projektu reaguje wcześniej na przekroczenia budżetu i może poprawiać rentowność przedsięwzięcia. Wszystkie te informacje dostępne są w rozwiązaniu Xpertis Projekty. MONITORING PROJEKTU
Z wykorzystaniem rozwiązania Xpertis Projekty, poszczególni szefowie projektów mają możliwość wyszukiwania i analizowania wiedzy na temat prowadzonych projektów. Takie analizy zapewniają kontrolę nad czasem i zasobami zarówno prowadzącemu projekt jak i sponsorowi projektu. Szefowie projektów znają zaawansowanie prac, koordynują i kontrolują realizację poszczególnych etapów. Mogą śledzić wykorzystanie materiałów i personelu, a także poziom kosztów poszczególnych podwykonawców. Elementem wsparcia dla zespołu projektowego jest system alertów przypominających o konieczności zakończenia prac w wyznaczonym terminie. System alertów dotyczy także wysokości budżetu dla poszczególnych zadań. Daje to szansę na szybką reakcję w przypadku zbliżania się do limitów zakładanych budżetów projektów lub zagrożeń przekroczenia terminów. Takie rozwiązanie obniża ryzyko niepowodzenia projektu i chroni przedsiębiorstwo przed stratami. Dzięki temu osoba zarządzająca projektem może zaprezentować końcowe wyniki przed Zarządem, ze szczególnym wskazaniem na zwrot z inwestycji (ROI). OBIEG INFORMACJI W ZESPOLE
Z każdym projektem wiąże się mnóstwo formalnych dokumentów. Osoby odpowiedzialne za realizację prac poświęcają wiele czasu na przeszukiwanie i uaktualnianie dokumentacji tworzonej przy okazji realizacji tylko jednego projektu. Xpertis wspomaga zarządzanie obiegiem dokumentów poprzez wymuszanie działania według ustalonych procedur, pozwala na porządkowanie dokumentacji związanej z prowadzonymi projektami – od momentu otrzymania zaproszenia do złożenia oferty, poprzez rejestrację uzgodnień (i poszczególnych wersji dokumentów) i kontaktów aż po podpisanie umowy. System informatyczny usprawnia również obieg dokumentów związanych z realizacją prowadzonych projektów, w tym m.in. planów, harmonogramów, dokumentów podwykonawców, pozwoleń, korespondencji z kontrahentami i urzędami, protokołów, faktur oraz mogących się zdarzyć reklamacji. Dzięki wsparciu rozwiązania informatycznego osoby wchodzące w skład zespołu projektowego będą mogli efektywniej korzystać z dokumentów, co pozwoli im na zajmowanie się czynnościami ściśle związanymi z projektem. Rozwiązanie Xpertis wspomoże działalność Państwa przedsiębiorstwa na każdym etapie realizacji projektu. Ważna jest także pełna współpraca z pozostałymi obszarami działalności przedsiębiorstwa tj. zarządzanie finansami, controllingiem, personelem czy logistyką i sprzedażą. Xpertis wspomaga firmy w każdym z tych dziedzin. Nasi konsultanci od 20 lat doradzają przedsiębiorstwom, dzięki czemu zdobyte doświadczenie pozwala na realizację eksperckich usług doradczych w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem o charakterze projektowym. |
|
