szybki
kontakt

+48 222 566 444

doradca@macrologic.pl

Formularz


Obieg faktur zakupu - Kontrola w czterech krokach

Dyrektorzy finansowi w każdej chwili i na każdym etapie mają wgląd do wszystkich przyjętych dokumentów, bez względu na miejsce jego wprowadzenia (co ma szczególne znaczenie w przypadku przedsiębiorstw wielooddziałowych) oraz bez względu na miejsce przebywania (co znacznie ułatwi kontrolę w przypadku pracy zdalnej Dyrektora Finansowego).

Elektroniczny obieg dokumentów zakupu w przedsiębiorstwie może przebiegać następująco:
Krok 1 Przyjęcie Po otrzymaniu dokumentu zakupu – osoba obsługująca przychodzącą korespondencję (sekretariat, kancelaria) zarejestruje podstawowe informacje dokumentu (oraz dołączy jego skan), inicjując jego obieg przez wskazanie osoby odpowiedzialnej za opis lub akceptację zakupu
Krok 2 Opis

Osoba wskazana do opisania dokumentu zostaje powiadomiona poprzez e-mail o liście dokumentów do opisu.
Jeśli osoba opisująca nie ma uprawnień do ostatecznego zatwierdzenia dokumentu wskazuje odpowiednią osobę.

Dokument przydzielony do opisu może zostać odrzucony z odpowiednim komentarzem przez osobę opisującą np. ze względu na niewłaściwe przypisanie. Dokument powraca wtedy do osoby rejestrującej.

Krok 3 Akceptacja

Osoba akceptująca zakup (przypisana do dokumentu w obiegu) zostaje powiadomiona poprzez e-mail o liście dokumentów zakupu do jej akceptacji.
Akceptujący weryfikuje opis dokumentu jeśli został on wcześniej naniesiony lub zamieszcza własny opis.
Akceptacja polega na zmianie statusu dokumentu (na zatwierdzony, gotowy do dekretacji) i ewentualnym opisie.

Jeśli obieg dokumentów zakupu jest zintegrowany z rozwiązaniem dla controllingu – akceptujący powinien uzupełnić informacje związane z przypisaniem kosztu do odpowiedniej pozycji budżetu. Akceptujący zatwierdza tym samym koszt związany z jego ośrodkiem odpowiedzialności i wykorzystaniem budżetu.

Krok 4 Księgowanie Od momentu rejestracji dokumentu w obiegu – jest on widoczny wraz ze swoim aktualnym statusem dla księgowości (co umożliwia monitorowanie akceptacji dokumentów).
Księgowy uzyskuje poprzez e-mail listę zatwierdzonych dokumentów, które są gotowe do dekretacji.
Po zweryfikowaniu dokumentu pod kątem formalnym i podatkowym i ewentualnym uzupełnieniu informacji - księgowy dokonuje automatycznej dekretacji dokumentu.
Jeśli dokument jest niepoprawnie opisany lub zarejestrowany – księgowy może go odrzucić z odpowiednim komentarzem (do osoby akceptującej).



Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu wpływa na obniżenie kosztów odsetek od zobowiązań:

  • poprzez uporządkowanie procesu zakupów i związanych z nim dokumentów przyczynia się do przyspieszenie cyklu akceptacji
  • poprzez usprawnienie i automatyzację dekretacji dokumentów zakupu
  • wpływa na zaplanowanie terminowych spłat zobowiązań i uniknięcie odsetek za zaległości w płatnościach.


Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu pozwala na zaplanowanie niezbędnych, do utrzymania płynności finansowej, środków:

  • możliwość stałego śledzenia zakontraktowanych wydatków firmy wraz z terminami realizacji zobowiązań ma istotny wpływ na zarządzanie cash flow firmy
  • dokumenty zarejestrowane bez opóźnień pozwolą na planowanie wydatków z uwzględnieniem stanu środków pieniężnych i zaplanowanie terminu i wysokości lokat odsetkowych


Uporządkowanie obiegu dokumentów zakupu wpływa na obniżenie kosztów podatkowych:

  • nie powinno być opóźnień w rejestracji księgowej dokumentów VAT, na podstawie których wykonywane są odliczenia podatku VAT (data otrzymania dokumentu decyduje o okresie jego odliczenia, późniejsze zaksięgowanie dokumentu może spowodować utracenie prawa do odliczenia VAT lub konieczność wykonywania korekt deklaracji)

Zastosowanie rozwiązania do obiegu dokumentów zakupów pozwala na obniżenie kosztów administracyjnych:

  • związanych z wyjaśnieniami i poszukiwaniem zagubionych dokumentów wewnątrz firmy (brak informacji gdzie i u kogo znajduje się dokument)
  • poświęcanych na uzyskanie od dostawcy duplikatu dokumentu w przypadku jego zaginięcia
  • poprzez zlikwidowanie konieczności kserowania dokumentów zewnętrznych i posługiwania się kopiami podczas akceptacji zakupu

 

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych.
Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia.
Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.